Le recrutement dans une petite entreprise : un travail de plus#
Dans une grande entreprise, le recrutement est un métier. Dans une PME ou chez un indépendant qui embauche son premier salarié, c'est une tâche de plus pour le dirigeant ou le responsable d'équipe, en plus de son travail habituel. Et c'est une tâche lourde : rédiger l'offre, la publier, lire chaque candidature, répondre à chacun, organiser les entretiens, relancer, informer ceux qui ne sont pas retenus.
Les conséquences sont connues. Des candidatures lues en diagonale le soir, des candidats qui attendent une réponse pendant des semaines et finissent par accepter une autre offre, des refus jamais envoyés.
Un agent IA peut prendre en charge la partie administrative et préparatoire : lire, résumer, organiser, planifier, informer. Il ne doit pas décider à votre place qui mérite un entretien et encore moins qui recruter. Cet article montre comment tracer cette frontière clairement.
Ce que l'agent peut faire à chaque étape#
| Étape | Ce que l'agent fait | Ce qui reste à vous |
|---|---|---|
| Offre d'emploi | Rédige l'offre à partir de votre description, l'adapte à chaque plateforme | Valider le contenu, le salaire, publier |
| Réception | Accuse réception de chaque candidature | — |
| Lecture | Résume chaque CV en quelques lignes, compare aux critères de la fiche de poste | Lire les résumés, ouvrir les CV qui vous intéressent |
| Sélection | Propose un classement indicatif avec les raisons | Décider qui rencontrer |
| Entretiens | Propose des créneaux, crée les invitations, envoie les rappels | Mener l'entretien |
| Suivi | Prévient les candidats à chaque étape, signale ceux sans nouvelles | Décider de l'embauche |
| Clôture | Prépare des refus respectueux | Valider et envoyer |
Étape 1 : une fiche de poste précise#
Tout le reste dépend de cette étape. Un agent ne peut comparer une candidature qu'à des critères explicites. « Un bon commercial dynamique » ne permet aucune comparaison utile. Écrivez plutôt :
- Les missions principales : trois à cinq, concrètes.
- Les critères indispensables : un diplôme exigé par la réglementation, un permis, une expérience minimale dans une tâche précise, une langue.
- Les critères appréciés : un outil, un secteur, une compétence complémentaire.
- Les éléments sans importance : dites-le aussi. Par exemple, « le diplôme n'a pas d'importance si l'expérience est là ».
Le modèle Rédaction d'offres d'emploi part de votre description en quelques lignes et rédige l'offre complète : missions, profil, avantages, salaire, processus de recrutement. Indiquer le processus dans l'offre (nombre d'entretiens, délais) est apprécié des candidats et vous engage à le tenir.
Étape 2 : le tri des candidatures#
Le fonctionnement#
Le modèle Tri des candidatures lit chaque soir de semaine, à 18 h, les candidatures reçues par e-mail (CV et lettre). Pour chacune, il :
- résume le profil en trois lignes ;
- le compare à votre fiche de poste ;
- attribue une note indicative sur 5, avec ses points forts et les critères non couverts ;
- met à jour un tableau de suivi dans Google Sheets.
Vous recevez chaque soir les profils les mieux notés, avec un lien vers le tableau complet. Par défaut, l'agent n'envoie aucune réponse automatique aux candidats lors du tri.
Pourquoi une note « indicative »#
La note n'est pas un verdict. Elle sert à ordonner votre lecture, pas à éliminer des candidats sans que vous les ayez vus. Une bonne pratique : jetez au moins un œil à tous les résumés, y compris ceux en bas du classement. Un parcours atypique peut mériter un entretien même s'il coche peu de cases.
Exemple de fiche de critères à donner à l'agent#
Poste : assistant(e) administratif(ve) et commercial(e), CDI, temps plein, à Clermont-Ferrand. Indispensable : expérience d'au moins deux ans en gestion administrative (devis, factures, suivi clients) ; maîtrise d'un tableur. Apprécié : connaissance d'un logiciel de facturation ; expérience dans le BTP ; anglais courant. Sans importance : le niveau de diplôme ; le secteur d'origine si les tâches sont comparables. Pour chaque candidature, résume le parcours en trois lignes, indique les critères indispensables couverts et non couverts avec la phrase du CV qui le montre, et donne une note indicative sur 5. Ne tiens jamais compte de l'âge, du sexe, de l'origine, de la situation familiale, de la photo, de l'adresse ou de tout autre critère sans lien avec le poste.
La demande de citer « la phrase du CV qui le montre » est utile : elle vous permet de vérifier en un coup d'œil que l'agent n'a pas extrapolé.
Étape 3 : l'organisation des entretiens#
Une fois que vous avez marqué les candidats à rencontrer dans le tableau, le modèle Planification des entretiens prend le relais. Deux fois par jour en semaine, il propose à chaque candidat retenu trois créneaux libres de votre agenda, crée l'invitation Google Agenda avec le lien de visioconférence une fois le créneau choisi, et envoie un rappel la veille.
Vous pouvez aussi relier les deux agents dans une chaîne : c'est le modèle Tri des candidatures et entretiens. Le premier agent remplit une table des candidats notés, le second propose des créneaux aux candidats que vous avez retenus. Si vous préférez que la proposition de créneaux parte automatiquement au-delà d'une certaine note, c'est possible, mais nous recommandons de garder une validation humaine avant tout contact.
Étape 4 : informer tous les candidats#
Un candidat sans nouvelles se fait une mauvaise image de l'entreprise, et il en parle. Le modèle Candidats tenus informés, conçu pour un outil de recrutement comme Workable, envoie un accusé de réception, prévient à chaque changement d'étape, rédige un refus respectueux et personnalisé quand le processus se termine, et vous signale les candidats sans nouvelles depuis sept jours.
Un exemple de refus que l'agent peut préparer :
Bonjour Monsieur Lefèvre, Merci pour l'intérêt que vous avez porté au poste d'assistant administratif et commercial et pour le temps consacré à notre échange de jeudi. Après réflexion, nous avons retenu une candidature dont l'expérience en facturation correspond davantage à nos besoins immédiats. Votre parcours en gestion de projet a retenu notre attention, et nous nous permettrons de revenir vers vous si un poste plus proche de votre profil s'ouvrait. Nous vous souhaitons pleine réussite dans vos recherches.
Ce refus est personnalisé à partir de vos notes d'entretien. Relisez-le toujours avant l'envoi.
Le cadre légal : non-discrimination, RGPD et IA#
Non-discrimination#
Le Code du travail interdit d'écarter un candidat en raison de critères comme l'âge, le sexe, l'origine, la situation de famille, l'apparence physique, le lieu de résidence ou l'état de santé, entre autres. Un agent IA doit être explicitement configuré pour ignorer ces éléments, et vous devez pouvoir vérifier sur quels critères repose chaque résumé. C'est pourquoi les modèles de la bibliothèque incluent la règle « Ne jamais tenir compte de l'âge, du sexe, de l'origine ou de la situation familiale ». Vous pouvez l'élargir.
RGPD#
Les CV contiennent des données personnelles. Quelques règles s'appliquent :
- Informer les candidats du traitement de leurs données, par exemple par une mention dans l'offre ou dans l'accusé de réception, y compris de l'usage d'un outil automatisé pour préparer le tri.
- Limiter la conservation : la CNIL recommande de ne pas conserver les données d'un candidat non retenu plus de deux ans après le dernier contact, sauf accord de sa part.
- Limiter l'accès : seules les personnes impliquées dans le recrutement doivent voir le tableau de suivi.
Décision humaine#
Le RGPD encadre les décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé lorsqu'elles affectent significativement une personne, et le règlement européen sur l'IA range les systèmes utilisés pour le recrutement parmi les usages à haut risque. En pratique, la conclusion est la même : l'agent prépare, une personne décide. Ne laissez jamais un agent refuser seul une candidature sans qu'un humain l'ait examinée.
Pour une situation particulière, rapprochez-vous de votre conseil en droit social ; cet article donne des repères, pas un avis juridique.
Scénario : une entreprise de BTP qui recrute un conducteur de travaux#
Une entreprise de gros œuvre de quinze salariés publie une offre de conducteur de travaux. Le gérant n'a jamais le temps de lire les candidatures en journée.
- Semaine 1 : l'agent de tri lit chaque soir les candidatures arrivées. Le gérant reçoit un résumé des meilleurs profils, avec pour chacun l'expérience en conduite de chantier et les types d'ouvrages mentionnés. Il marque quatre candidats « à rencontrer » depuis son téléphone.
- Semaine 2 : l'agent de planification propose trois créneaux à chacun, en tenant compte des demi-journées où le gérant est au bureau. Trois entretiens sont fixés, un candidat ne répond pas ; l'agent le signale.
- Semaine 3 : après les entretiens, le gérant note ses impressions dans le tableau. L'agent prépare les refus personnalisés, que le gérant relit et envoie.
Le gérant a passé son temps sur ce qui comptait : lire les profils pertinents et rencontrer les candidats.
Prix et mise en route#
Un agent de tri des candidatures et un agent de planification d'entretiens relèvent en général des agents « essentiels » ou « avancés » ; le prix exact est calculé selon la complexité et annoncé avant le lancement. Vous pouvez mettre l'agent en pause dès que le poste est pourvu : vous ne payez que les agents actifs. Voir la page tarifs, les modèles du métier RH et les cas d'usage RH et recrutement. Une fois la personne recrutée, le modèle Arrivée d'un salarié prépare son accueil.