Pourquoi passer par WhatsApp#
Les dirigeants de TPE, les artisans, les commerçants et les indépendants passent une grande partie de leur journée loin d'un bureau : sur un chantier, en boutique, en rendez-vous, sur la route. WhatsApp est souvent l'application qu'ils ouvrent le plus.
Future Agent fonctionne donc aussi sur WhatsApp, au +33 7 56 81 76 53. Ce n'est pas une version réduite : vous parlez au même architecte que sur le site, vos agents sont les mêmes, et tout ce que vous faites d'un côté se retrouve de l'autre. Vous pouvez décrire une tâche par écrit ou par message vocal, connecter un outil en un geste, recevoir les rapports de vos agents en pièce jointe et les mettre en pause d'un mot.
Ce tutoriel couvre tout : premier message, liaison avec un compte existant, création d'un agent, commandes utiles, notifications et bonnes pratiques.
Étape 1 : envoyer le premier message#
Enregistrez le numéro +33 7 56 81 76 53 dans vos contacts sous le nom « Future Agent », puis écrivez simplement ce que vous voulez automatiser. Par exemple :
Bonjour, je suis plombier à Angers. Je voudrais que mes devis sans réponse soient relancés automatiquement au bout d'une semaine.
Si vous n'avez pas encore de compte, votre premier message en crée un, rattaché à votre numéro. Vous n'avez ni mot de passe à choisir ni formulaire à remplir.
Étape 2 : relier un compte existant (si vous en avez un)#
Si vous utilisez déjà Future Agent sur le site, reliez votre WhatsApp à ce compte pour retrouver vos agents :
- Connectez-vous au site et ouvrez la page WhatsApp de votre tableau de bord.
- Cliquez sur « Relier mon WhatsApp ». Un QR code et un bouton « Ouvrir WhatsApp » apparaissent.
- Sur téléphone, touchez « Ouvrir WhatsApp » ; sur ordinateur, scannez le QR code. Le message « Lier » suivi d'un code à six caractères est déjà écrit : il suffit de l'envoyer.
- La page du tableau de bord se met à jour dès que la liaison est faite.
Le code n'est valable que quelques minutes. S'il a expiré, créez-en un nouveau depuis la même page. Les agents créés ensuite depuis WhatsApp rejoignent votre compte.
Étape 3 : créer un agent en conversation#
La création se déroule comme sur le site, en quelques messages :
- Vous décrivez la tâche, par écrit ou en message vocal. Les messages vocaux sont transcrits ; si la transcription échoue, l'architecte vous demande de résumer par écrit.
- L'architecte pose ses questions, souvent sous forme de boutons ou de listes à choisir pour aller plus vite : la fréquence, l'outil où se trouvent vos devis, la signature à utiliser.
- Il vous demande de connecter vos outils (Gmail, Google Sheets, votre logiciel de facturation…). Vous recevez un lien sécurisé, à usage unique, qui ouvre la connexion en un geste.
- Il vous montre un exemple du résultat que produira l'agent.
- Il annonce le prix mensuel de l'agent. Le paiement passe lui aussi par un lien sécurisé.
- L'agent est lancé. Il tourne selon le planning prévu, et vous recevez ses résultats.
Vous pouvez aussi partir d'un modèle de la bibliothèque : ouvrez-le sur le site et utilisez-le, ou décrivez-le à l'architecte sur WhatsApp en reprenant son nom.
Les commandes utiles#
En dehors de la conversation avec l'architecte, quelques mots-clés vous permettent de piloter vos agents rapidement. Écrivez-les tels quels :
| Vous écrivez | Ce qui se passe |
|---|---|
| aide | La liste des commandes disponibles |
| mes agents | La liste de vos agents, leur statut, leur prochaine exécution et leur prix |
| exécuter Veilleur du matin | Lance l'agent tout de suite et vous envoie le résultat |
| pause Relances devis | Met l'agent en pause |
| reprendre Relances devis | Relance un agent en pause |
| résultats Rapport mensuel | Le résultat de la dernière exécution |
| fichiers Rapport mensuel | Les PDF et Excel de la dernière exécution, en pièces jointes |
| détail Relances devis | La fiche de l'agent : ce qu'il fait, quand, avec quels outils |
| coûts | Le total du mois, le prix de chaque agent et le lien de facturation |
| stockage | L'espace utilisé sur votre forfait |
| workflow | Les liens entre vos agents |
| dashboard | Un lien pour ouvrir votre tableau de bord sans mot de passe |
| nouveau | Commencer une nouvelle demande |
Les noms d'agents n'ont pas besoin d'être exacts au caractère près : « pause relances » suffit si un seul agent correspond.
Recevoir les résultats de vos agents#
Les notifications d'exécution#
Vous pouvez choisir de recevoir sur WhatsApp le résultat de chaque exécution de vos agents. La préférence se règle sur la page WhatsApp du tableau de bord, ou directement en écrivant « notifications on » ou « notifications off ».
Les agents conçus pour livrer sur WhatsApp, comme une revue de presse du matin, vous écrivent dans tous les cas.
La fenêtre de 24 heures#
WhatsApp impose une règle à toutes les entreprises : un message libre ne peut être envoyé que dans les 24 heures qui suivent votre dernier message. En dehors de cette fenêtre, Future Agent vous envoie une courte notification ; il suffit d'y répondre pour recevoir le détail. Si vous recevez chaque matin une revue de presse, prenez l'habitude de répondre de temps en temps, même d'un mot.
Les fichiers#
Les rapports PDF, Excel ou Word produits par vos agents arrivent en pièces jointes. Ils restent aussi disponibles dans votre tableau de bord, onglet Fichiers.
Trois scénarios d'usage#
Un artisan sur ses chantiers#
Un électricien utilise trois agents : relance des devis, rangement des factures fournisseurs reçues par e-mail, rappel des entretiens annuels de ses clients. Il ne va presque jamais sur le site. Le lundi, il écrit « mes agents » pour vérifier que tout tourne. Quand il part en congés, il écrit « pause Relances devis » pour éviter qu'un client relancé ne l'appelle pendant son absence, puis « reprendre Relances devis » à son retour.
Une restauratrice et son menu du jour#
Chaque matin, une restauratrice envoie son menu du jour en une phrase sur WhatsApp. Un agent le met en forme et le publie sur Instagram, Facebook et la fiche Google de l'établissement : c'est le modèle Menu du jour publié partout. Toute la gestion tient dans un message par jour.
Un dirigeant en déplacement#
Un dirigeant de PME reçoit chaque lundi à 7 h son reporting de la semaine. En déplacement, il écrit « fichiers Reporting hebdo » pour recevoir le PDF et l'Excel, puis les transfère à son associé. Le soir, il décrit par message vocal un nouvel agent dont il a eu l'idée en réunion ; l'architecte lui pose ses questions, et l'agent est prêt le lendemain.
Si l'architecte ne comprend pas votre demande#
Il arrive qu'un message soit ambigu, surtout à l'oral. Quelques réflexes :
- Reformulez en une phrase, avec le résultat attendu : « Je veux recevoir chaque lundi la liste des factures en retard. »
- Donnez un exemple du résultat souhaité, même approximatif.
- Écrivez « nouveau » si la conversation est partie dans une mauvaise direction : vous repartez d'une page blanche.
- Passez sur le site pour les demandes très détaillées, avec des fichiers à joindre : écrivez « dashboard » et reprenez la conversation depuis votre ordinateur.
Arrêter ou suspendre les messages#
Écrivez STOP pour ne plus recevoir aucun message de Future Agent sur WhatsApp. Vos agents continuent de tourner et de livrer par leurs autres canaux (e-mail, Slack…). Écrivez START pour reprendre.
Pour mettre un agent lui-même à l'arrêt, utilisez « pause » suivi de son nom : un agent en pause ne s'exécute plus et vous pouvez le relancer quand vous voulez.
Sécurité et confidentialité#
- Les connexions et paiements passent par des liens signés à usage unique. Vous n'avez jamais à envoyer un mot de passe ou un numéro de carte dans la conversation, et vous ne devez pas le faire.
- Votre numéro est rattaché à votre compte. Les messages d'un autre numéro n'ont pas accès à vos agents.
- L'agent ne voit que ce que vous lui confiez : les outils que vous connectez et les messages que vous lui envoyez.
Bonnes pratiques#
- Donnez des noms clairs à vos agents (« Relances devis », « Revue de presse BTP ») : les commandes sont plus faciles à taper.
- Utilisez les messages vocaux pour décrire, l'écrit pour piloter. Une description vocale est naturelle et détaillée ; une commande écrite est plus fiable.
- Écrivez « nouveau » avant de changer de sujet, pour que l'architecte ne mélange pas deux demandes.
- Gardez le site pour les réglages fins : la mémoire de vos agents, les fichiers de contexte et la carte du workflow sont plus confortables sur grand écran. Écrivez « dashboard » pour l'ouvrir d'un geste.
Et pour vos propres clients ?#
Ce tutoriel concerne la gestion de vos agents. Si vous souhaitez qu'un agent réponde à vos clients sur votre propre numéro WhatsApp Business, c'est un autre usage, présenté dans notre article sur le service client avec un agent IA et dans le modèle Réponses WhatsApp.
Pour découvrir ce que vos agents peuvent faire, parcourez les fonctionnalités ou la bibliothèque de modèles, et consultez les tarifs : le forfait Libre est gratuit, vous ne payez que vos agents actifs.
