Deux relances, deux enjeux différents#
On parle souvent de « relances » comme d'un seul sujet. Il y en a pourtant deux, qui ne se traitent pas de la même façon.
- La relance de devis est commerciale. Le client n'a encore rien signé : il hésite, compare, a oublié ou attend une validation interne. L'objectif est de rester présent sans insister, et de comprendre où en est sa décision.
- La relance de facture est financière. Le travail est fait, le paiement est dû. L'objectif est d'être payé dans les délais, en préservant la relation, et de savoir à quel moment passer à une étape plus formelle.
Dans les deux cas, le problème est le même : personne n'a envie de le faire, et on s'en souvient trop tard. Un devis relancé au bout de trois semaines a souvent déjà été signé ailleurs. Une facture relancée au bout de deux mois devient un sujet délicat à aborder.
Un agent IA règle surtout ce problème de calendrier. Il lit vos devis et vos factures tous les jours ouvrés, sait lesquels méritent un message aujourd'hui et choisit le bon ton.
Relancer ses devis : la méthode#
Le calendrier#
Un rythme simple fonctionne pour la plupart des activités de service :
| Moment | Message | Objectif |
|---|---|---|
| J+5 ouvrés après l'envoi | Relance courte, dans le fil de l'e-mail d'origine | Vérifier que le devis est bien arrivé et proposer de répondre aux questions |
| J+12 ouvrés | Deuxième relance, avec une question ouverte | Savoir où en est la décision, proposer un appel |
| Après J+12 | Arrêt des relances automatiques | Vous décidez de la suite : appel, abandon, nouvelle offre |
Le modèle Relanceur de devis de la bibliothèque applique exactement ce calendrier : il lit votre suivi des devis dans Google Sheets, n'envoie rien le week-end (rattrapage le lundi), écrit depuis votre Gmail et note chaque relance dans le suivi. Vous pouvez changer les délais pendant la conversation avec l'architecte.
Un exemple de relance qui fonctionne#
Bonjour Madame Roux, Je reviens vers vous au sujet du devis D-2026-118 pour la rénovation de votre salle d'eau, envoyé le 3 septembre. Avez-vous pu le consulter ? Je reste disponible si certains postes méritent d'être précisés ou ajustés. Bien cordialement, Julien Morel
Ce message est court, cite le numéro et l'objet du devis, et propose une aide plutôt qu'une pression. C'est le style par défaut d'un agent bien réglé ; vous pouvez lui donner un exemple de votre propre plume pour qu'il s'en inspire.
Quand le devis est accepté#
La suite logique de la relance de devis est la facturation. Le modèle Facture dès le devis signé transforme un devis accepté en facture d'acompte envoyée le jour même, sans ressaisie. Les deux agents peuvent être reliés : quand le premier note qu'un devis est signé, le second prend le relais.
Relancer ses factures impayées : la méthode#
Ce que dit la loi (en résumé)#
Entre professionnels en France, quelques règles encadrent les retards de paiement :
- Le délai de paiement convenu ne peut en principe pas dépasser 60 jours après la date d'émission de la facture, ou 45 jours fin de mois si cette option est prévue au contrat.
- Les factures doivent mentionner le taux des pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, fixée à 40 €.
- Ces pénalités sont dues dès le lendemain de l'échéance, sans qu'un rappel soit nécessaire.
Un agent ne décide pas d'appliquer des pénalités : c'est une décision commerciale qui vous revient. Il peut en revanche rappeler leur existence dans la relance ferme si vous le souhaitez. Pour les situations particulières (secteur réglementé, client public, litige), demandez conseil à votre expert-comptable.
Le calendrier gradué#
| Retard | Ton | Contenu |
|---|---|---|
| J+3 après l'échéance | Amical | Simple rappel, facture en pièce jointe, hypothèse d'un oubli |
| J+15 | Ferme | Rappel du montant, de l'échéance dépassée, demande de date de règlement |
| J+30 | Dernier rappel | Mention des pénalités prévues aux conditions générales, annonce d'une mise en demeure possible |
| Au-delà | Vous reprenez la main | Appel, mise en demeure, recouvrement |
Le modèle Relance des impayés reprend ces paliers. Il lit vos factures dans votre logiciel de facturation (QuickBooks dans la version de base, d'autres outils sur demande), joint la facture concernée à chaque relance et vous envoie chaque vendredi un point sur l'encours.
Les règles à donner à l'agent#
Les règles évitent les maladresses. Voici celles qui méritent d'être écrites dès la conception :
- Ne jamais relancer une facture contestée ou en litige. Ajoutez une colonne ou une étiquette « litige » que l'agent respecte.
- Ne jamais relancer le week-end ou un jour férié.
- Ne pas relancer un client qui a annoncé un paiement : si le client répond avec une date, l'agent suspend les relances jusqu'à cette date.
- Vous prévenir pour les montants importants : au-delà d'un seuil que vous fixez, l'agent vous propose d'appeler plutôt que d'envoyer le dernier rappel lui-même.
- Ne jamais menacer. Le dernier rappel informe, il n'intimide pas.
Exemple de brief complet#
Voici un brief que vous pouvez coller dans le chat de Future Agent et adapter :
Chaque jour ouvré à 9 h, lis mes factures dans Pennylane. Pour chaque facture échue non payée : à J+3, envoie un rappel amical ; à J+15, une relance ferme qui demande une date de règlement ; à J+30, un dernier rappel qui mentionne les pénalités de mes CGV. Joins toujours la facture. N'envoie rien si la facture porte l'étiquette « litige » ou si le client a répondu avec une date de paiement. Pour toute facture de plus de 5 000 €, ne fais pas le dernier rappel : préviens-moi pour que j'appelle. Chaque vendredi, envoie-moi l'encours total et la liste des factures relancées.
L'architecte vous demandera la signature à utiliser, vérifiera que votre outil de facturation est connecté, vous montrera un exemple de récapitulatif et un exemple de chaque relance, puis annoncera le prix mensuel.
Scénario : un mois de relances dans un cabinet de conseil#
Un cabinet de conseil de quatre personnes émet une vingtaine de factures par mois. Jusqu'ici, l'associée en charge de la gestion relançait « quand elle y pensait », souvent en fin de mois.
Semaine 1. L'agent repère trois factures échues depuis trois jours. Il envoie trois rappels amicaux. Deux clients paient dans la semaine en s'excusant d'un oubli.
Semaine 2. Un client répond : « Paiement prévu le 20, validation en cours chez notre DAF. » L'agent note la date et suspend les relances pour cette facture.
Semaine 3. La troisième facture atteint J+15 sans réponse. L'agent envoie la relance ferme. Le vendredi, le récapitulatif indique l'encours, les factures relancées et celles en attente d'une date promise.
Semaine 4. La facture promise pour le 20 n'est pas payée le 21. L'agent reprend le calendrier et envoie une relance qui rappelle la date annoncée par le client lui-même.
L'associée n'a écrit aucun message ce mois-ci. Elle a lu quatre récapitulatifs et décidé d'appeler un seul client.
Devis et factures : les outils compatibles#
L'agent travaille avec les outils que vous utilisez déjà. Parmi les plus courants :
- Tableurs : Google Sheets, Excel en ligne, Airtable, pour un suivi de devis simple.
- Logiciels de facturation et de comptabilité : QuickBooks, Pennylane, Sellsy, Axonaut, Zoho Invoice, entre autres.
- Messagerie : Gmail ou Outlook, pour que les relances partent de votre adresse et restent dans vos fils de discussion.
- Paiement : Stripe, pour rapprocher les paiements reçus et éviter de relancer un client qui vient de payer.
Si votre outil n'apparaît pas dans la liste, décrivez-le à l'architecte : avec plus de 1 600 applications disponibles, une connexion existe souvent, et un simple export CSV dans un dossier partagé peut servir de solution de repli.
Ce qu'un agent ne fera pas#
Il est utile de fixer les limites dès le départ :
- Il ne négocie pas d'échéancier à votre place. Il peut transmettre la demande, mais la décision vous revient.
- Il n'engage pas de procédure de recouvrement ni d'injonction de payer.
- Il n'invente pas de pénalités qui ne figurent pas dans vos conditions générales.
Ces limites sont une protection. Une relance automatique doit rester une aide à la régularité, pas un substitut à votre relation client.
Combien coûte un agent de relance#
Un agent de relance appartient en général aux agents « essentiels », dont le prix mensuel se situe autour de 9 € ; un agent qui combine plusieurs outils et une logique plus fine peut coûter davantage. Le prix exact est calculé et affiché avant le lancement, et vous ne payez que les agents actifs. Le détail des forfaits est sur la page tarifs.
À lire ensuite#
Les relances s'inscrivent dans un ensemble : un agent de rapports hebdomadaires peut suivre votre trésorerie et vos encours, et un agent de gestion des e-mails peut repérer les réponses de clients qui annoncent un paiement. Les modèles destinés aux comptables et aux dirigeants sont regroupés dans la bibliothèque.